De cara a 2025, el nuevo anteproyecto de ley introduce cambios significativos, consolidando la digitalización obligatoria del registro horario y estableciendo nuevos estándares en accesibilidad, fiabilidad de los datos y reducción de jornada.
En este artículo, abordamos las bases de esta normativa, las implicaciones clave para las empresas y cómo en OBN& aseguramos su cumplimiento de forma eficiente y segura a través las herramientas más innovadoras, diseñadas para optimizar la gestión laboral.
Fundamentos básicos: ¿Qué debes saber?
- Digitalización obligatoria
Entre las novedades más significativas de esta normativa, cabe destacar la obligación de implementar sistemas digitales para el registro horario. Esta medida responde a la necesidad de una gestión más precisa y eficiente, minimizando riesgos de errores, manipulaciones y pérdidas de información.
Con esta regulación, se elimina por completo el uso de métodos en papel, todavía frecuentes en muchas empresas. Los registros tradicionales darán paso a un modelo digital avanzado, diseñado no solo para cumplir con los estándares legales, sino también para fomentar un entorno laboral más organizado y garantizar transparencia en la gestión.
- Accesibilidad en tiempo real
El anteproyecto introduce una innovación importante: la posibilidad de que las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrán acceder al registro en el centro de trabajo y en cualquier momento de forma inmediata, en los términos que se establezcan reglamentariamente. Además, deberá ser accesible de forma remota por la ITSS y la representación de las personas trabajadoras en la empresa.
Esto elimina la necesidad de que acudir físicamente a las empresas para llevar a cabo auditorías, agilizando el proceso y aumentando la eficiencia de las inspecciones laborales.
Esta medida no solo facilita la detección temprana de irregularidades, sino que también reduce las interrupciones en la operativa diaria de las empresas. Al permitir el acceso remoto, las auditorías se realizan de manera más ágil, minimizando los tiempos de respuesta y optimizando recursos.
- Conservación y seguridad de datos
Otra de las novedades destacadas es la obligación de conservar los registros de la jornada laboral en formatos comprensibles que permitan su documentación y las obtención de copias durante un período de cuatro años, con el objetivo de garantizar la trazabilidad y disponibilidad de la información.
Además, la normativa exige que el almacenamiento digital de estos registros asegure la protección de los datos frente a accesos no autorizados, manipulaciones o pérdidas accidentales, especialmente considerando la confidencialidad de la información laboral.
Cumplir con estas exigencias requiere la implementación de sistemas diseñados para gestionar grandes volúmenes de datos de forma organizada, accesible y con medidas de seguridad avanzadas. Los métodos tradicionales, como registros en papel o Excel, quedan fuera de los estándares actuales debido a su vulnerabilidad a errores, pérdidas y manipulaciones.
No solo se trata de ajustarse al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), sino también de garantizar tranquilidad al saber que la información está protegida y siempre disponible para su consulta.
¿Cuándo entrará en vigor? ¿Cuánto tiempo tengo para adaptarme?
Aunque inicialmente se esperaba que el fichaje digital obligatorio comenzara a aplicarse a finales de 2024, su entrada en vigor aún no tiene una fecha oficial. Se estima que la normativa podría hacerse efectiva el 1 de enero de 2025, aunque todavía está pendiente de ajustes y negociaciones clave.
Uno de los pasos fundamentales será la aprobación del reglamento que detallará el funcionamiento del sistema de registro digital. Este reglamento deberá ser aprobado en un plazo de seis meses tras la promulgación de la ley y establecerá directrices claras para la implementación del sistema. Durante este periodo, se realizarán consultas con representantes de trabajadores y empresarios para garantizar un marco adaptado a las necesidades de los diferentes sectores.
Además, el reglamento permitirá que los mecanismos de negociación colectiva o acuerdos de empresa ajusten el sistema de registro a las particularidades de cada organización, siempre dentro del marco legal. En ausencia de acuerdos, las decisiones quedarán en manos del empresario, previa consulta con los representantes sindicales.
Este enfoque busca ofrecer flexibilidad a los entornos laborales, asegurando al mismo tiempo un cumplimiento efectivo de la normativa.
Consecuencias del incumplimiento de la ley
No cumplir con las disposiciones de la nueva normativa puede acarrear importantes sanciones. Estas medidas buscan garantizar que se respeten los derechos de los trabajadores y que las organizaciones adopten prácticas laborales transparentes y ajustadas a la ley.
- Registro de tiempo de trabajo efectivo y horas extraordinarias
Según la normativa, todo el tiempo registrado entre el inicio y el final de la jornada se considera tiempo de trabajo efectivo. Las horas que excedan la jornada ordinaria deberán registrarse como horas extraordinarias o complementarias, dependiendo del contrato y las condiciones pactadas. Esto asegura que los trabajadores reciban la compensación correspondiente y obliga a las organizaciones a llevar un control claro y preciso de las horas trabajadas.
- Presunción de jornada completa en contratos a tiempo parcial
En caso de que no se registren adecuadamente las horas trabajadas por empleados con contratos a tiempo parcial, se presumirá que trabajan a jornada completa, salvo que se demuestre lo contrario. Esta disposición protege a los empleados de posibles irregularidades y garantiza que reciban el trato y la compensación acorde con su jornada real.
- ¿Pueden multarme si no cumplo con la ley?
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el registro horario y la reducción de la jornada laboral puede dar lugar a sanciones económicas significativas, con multas que pueden alcanzar los 10.000 euros por trabajador. Estas sanciones subrayan la importancia de la normativa e incentivan a las organizaciones a implementar correctamente los sistemas digitales de registro.
¿Qué otros puntos debo tener en cuenta de cara a 2025?
- Reducción de jornada laboral a 37.5h
El anteproyecto de ley también incluye una reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales, prevista para 2025. Este cambio busca equilibrar mejor la vida laboral y personal de los trabajadores, mientras se impulsa la eficiencia y productividad empresarial.
Esta medida forma parte de una estrategia gradual que pretende fomentar entornos laborales más sostenibles y beneficiosos tanto para empleados como para empleadores. Se espera que la implementación venga acompañada de recursos y herramientas para facilitar la adaptación, minimizando el impacto en las operaciones diarias.
Si quieres conocer más detalles sobre esta medida y cómo puede afectar a tu organización, hemos preparado este artículo dedicado exclusivamente a ello.
- Excel no será valido
Como ya hemos visto, la llegada de la normativa de fichaje digital obligatorio no solo plantea dudas sobre si herramientas como Excel son adecuadas para registrar la jornada laboral, si no que las elimina como opción.
Aunque se trata de una herramienta digital, no está diseñada para cumplir con los estrictos requisitos legales de la normativa. La ley busca registros más avanzados que integren trazabilidad, seguridad y accesibilidad en tiempo real, características que no ofrece.
- Falta de automatización: El registro manual en Excel incrementa el riesgo de errores y manipulaciones en los datos.
- Inalterabilidad de los registros: Se exige que los datos sean fiables y no puedan modificarse, algo que esta herramienta no garantiza.
- Acceso en tiempo real: Las hojas de cálculo no ofrecen la accesibilidad inmediata que se requiere.
- Seguridad insuficiente: Excel carece de sistemas avanzados de protección contra accesos no autorizados o alteraciones accidentales.
Para cumplir con los estándares exigidos, las empresas deberán implementar sistemas diseñados específicamente para asegurar el cumplimiento, como sistemas biométricos o de tarjetas, aplicaciones móviles o softwares especializados en control horario.
Así lo hacemos en OBN&
Entendemos que adaptarse a esta nueva normativa puede ser un proceso complicado, especialmente cuando implica el desafío de encontrar una herramienta que sea legal, fiable y cumpla con todos los requisitos.
En OBN&, siempre apostamos por las mejores soluciones, tanto para nuestros empleados como para nuestros clientes. Por eso, confiamos en Kairos, una plataforma de gestión de RRHH que incluye un sistema de fichaje digital que garantiza el cumplimiento de forma segura y fácil.
Aquí puedes descargar el resumen de este artículo. En OBN&, las normativas más recientes están siempre al alcance de tu mano.
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